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Nuevo año y acciones para el departamento de personas

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Hacer una buena recepción al nuevo año desde el departamento de personas, es un proceso importante a llevar a cabo al inicio de cada año. Es un momento crucial para preparar a la empresa para lo que se espera que sea un año productivo y exitoso. El proceso puede incluir desde revisiones y actualizaciones de políticas y procedimientos hasta planificaciones de capacitaciones y desarrollo del personal. El objetivo general es asegurar que la empresa esté preparada para enfrentar los desafíos del año venidero y que los equipos estén motivados, comprometidos y capacitados.

Para hacer este inicio más ameno, vamos a dividir esta planificación en tres niveles, según la especificidad de las tareas. Serán tareas enfocadas al año entero, pero que al dividirlas se nos hará más llevadero.

Tareas generales para el Departamento de Personas

Revisión y actualización de políticas y procedimientos del departamento de personas

Es importante revisar y actualizar las políticas y procedimientos de la empresa. De esta manera asegurarse de que estén al día y cumplir con las leyes y regulaciones aplicables.

Evaluación de los objetivos y metas del año anterior

Es importante evaluar el progreso realizado en el año anterior y establecer objetivos y metas para el nuevo año.

Planificación del presupuesto del departamento de personas

Es importante establecer un presupuesto para el Departamento de Personas y asegurarse de que se cumplan las expectativas financieras.

Evaluación de los/as empleados/as y de sus planes de desarrollo

Es importante llevar a cabo evaluaciones de rendimiento de los empleados y establecer planes de desarrollo para ayudar a los empleados a mejorar y crecer en sus roles.

Desarrollo de planes de capacitación y desarrollo

Es importante establecer planes de capacitación y desarrollo para mejorar las habilidades y conocimientos de los empleados. Es una manera de asegurar que estén preparados para enfrentar los desafíos del nuevo año.

Tareas específicas para el Departamento de Personas

Revisar el plan del año anterior del departamento de personas

Es importante revisar el plan del año anterior para evaluar qué metas se cumplieron y cuáles no, y qué factores influyeron en esos resultados. Es un proceso necesario para asegurar que se está avanzando en la dirección correcta y para identificar áreas en las que se puede mejorar.

Se lleva a cabo al inicio de cada año para evaluar el progreso realizado durante el año anterior y determinar qué se ha logrado y qué puede mejorarse. Es especialmente útil para la planificación del año actual y para asegurar que se están alineando con los objetivos y metas de la empresa. Algunos pasos que se pueden seguir para revisar el plan del año anterior pueden ser los siguientes:

  1. Una recopilación de datos: Reunir información sobre el progreso realizado durante el año anterior. En el se incluirá cualquier informe o registro que se haya hecho.
  2. Un análisis: Examinar la información recopilada para determinar qué se ha logrado, qué no y por qué. También es importante considerar cualquier obstáculo o desafío que se haya encontrado durante el año anterior.
  3. Una reflexión: Se trata de tomar un tiempo para reflexionar sobre los resultados obtenidos durante el año anterior y considerar cómo se pueden mejorar en el futuro.
  4. La identificación de lecciones aprendidas: Considerar qué se ha aprendido durante el año anterior y cómo estas lecciones pueden aplicarse a la planificación del año actual.
  5. La modificación del plan: Utilizar la información recopilada y las lecciones aprendidas para modificar el plan del año actual de manera que se ajuste a las necesidades y metas de la empresa.

Planificar las capacitaciones y el desarrollo de las personas

La planificación de capacitaciones y el desarrollo de las personas puede tener un impacto significativo en la productividad y el éxito de una empresa. Es esencial para asegurar que los empleados estén equipados con las habilidades y conocimientos necesarios para alcanzar el éxito en su trabajo y contribuir al éxito de la empresa. Algunas de las consideraciones que se deben tener en cuenta en este punto, son:

  1. Identificación de necesidades: Determinar qué áreas de conocimiento y habilidades necesitan mejorar a las personas para cumplir con las expectativas de la empresa y alcanzar sus objetivos. Esto puede incluir la revisión de objetivos y metas individuales y de equipo, así como la evaluación del desempeño y el feedback de los/as responsables.
  2. Selección de programas de capacitación: Una vez que se haya identificado la necesidad de capacitación, es importante seleccionar programas de capacitación que aborden adecuadamente estas necesidades. Serán, por ejemplo, cursos en línea, programas de desarrollo de liderazgo, talleres de desarrollo de habilidades técnicas, …
  3. Programación: Es importante programar las capacitaciones de manera que no interrumpan en exceso el trabajo diario de las personas y que estén disponibles en un horario que sea conveniente para ellas.
  4. Evaluación: Debemos evaluar el impacto de las capacitaciones y el desarrollo del personal para determinar si están cumpliendo con las expectativas y si se están alcanzando los objetivos deseados. Deberemos, entonces: recopilar feedback de los/as empleados/as y medir la productividad y el rendimiento.

Revisar y establecer objetivos y metas para el año

Luego de revisar el plan del año anterior, es momento de establecer objetivos para el próximo año. Estos objetivos deben estar alineados con la estrategia y los objetivos de la empresa. Es un paso para asegurar que la empresa esté enfocada en lo que es importante y que esté avanzando hacia sus objetivos a largo plazo. Estos son algunos pasos que se pueden seguir al revisar y establecer objetivos y metas para el año:

  1. Identificación de la visión y la misión de la empresa: Recordar cuáles son los objetivos a largo plazo de la empresa y cómo estos se relacionan con la visión y la misión de la empresa.
  2. Revisión del plan estratégico: Revisar el plan estratégico de la empresa y asegurarse de que se está en línea con los objetivos y metas a largo plazo de la empresa.
  3. Definición de objetivos y metas a corto plazo: Definir objetivos y metas a corto plazo que ayuden a avanzar hacia esos objetivos a largo plazo. Estos objetivos y metas deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y limitados en el tiempo).
  4. Asignación de responsabilidades: Asignar responsabilidades a individuos o equipos para asegurar que se estén alcanzando los objetivos y metas.
  5. Monitoreo y evaluación: Monitorear y evaluar el progreso hacia los objetivos y metas. El fin es el de asegurar que se están alcanzando y hacer ajustes en caso de que sea necesario.

Identificar las acciones necesarias desde el departamento de personas

Una vez que se han establecido los objetivos, es importante identificar las acciones necesarias para alcanzarlos. Esto puede incluir actividades como, la formación, desarrollo de empleados o nuevas políticas y procedimientos. Pero para identificar las acciones necesarias y más adecuadas para alcanzar nuestros objetivos, debemos seguir los siguientes pasos:

  1. Tener una comprensión clara de nuestros objetivos SMART.
  2. Analizar y examinar la situación actual, y determinar qué recursos y habilidades se tienen disponibles para alcanzar los objetivos. También es importante considerar cualquier obstáculo o desafío que pueda presentarse.
  3. Identificar qué acciones son necesarias para alcanzar los objetivos. Puede incluir la asignación de responsabilidades, la planificación de recursos y la implementación de estrategias específicas.
  4. Establecer plazos para cada acción necesaria para asegurar que se esté avanzando de manera efectiva hacia los objetivos.

Evaluar y reestructurar los equipos de trabajo

Se lleva a cabo para asegurar que los equipos están estructurados de manera efectiva y que se están utilizando adecuadamente los recursos disponibles.

  1. Hacer una revisión de la estructura actual. Se trata de examinar la estructura actual de los equipos de trabajo y determinar si está funcionando de manera efectiva y si se están utilizando adecuadamente los recursos disponibles.
  2. Identificar problemas o desafíos. Situaciones a las que se hayan enfrentado los equipos, y a los que se puedan enfrentar durante el nuevo año. Determinar qué ha impedido y qué puede impedir que el equipo alcance sus objetivos.
  3. Evaluar las habilidades y conocimientos de los miembros del equipo. Determinar si cuentan con la capacitación necesaria para cumplir con las expectativas y alcanzar los objetivos del equipo.
  4. Llevar a cabo una reestructuración del equipo de trabajo: Se busca que se ajuste a las necesidades y objetivos de la empresa. Esto puede incluir la reasignación de roles y responsabilidades o incluso la adición o eliminación de miembros del equipo.
  5. Comunicar cualquier cambio en la estructura del equipo de trabajo: Asegurarnos de que todas las personas entiendan cómo se espera que contribuyan al éxito del equipo.

Revisar y reestructurar la asignación de roles y responsabilidades

Es importante asegurarse de que las personas tengan las responsabilidades y recursos necesarios para llevar a cabo las acciones identificadas. La revisión y reestructuración de roles y responsabilidades se lleva a cabo para asegurar que los/as trabajadores/as están asignados/as a roles y responsabilidades adecuados y que están equipados/as con las habilidades y conocimientos necesarios para cumplir con esas responsabilidades.

El proceso que vamos a seguir conlleva los mismos pasos que hemos dado para evaluar y reestructurar los equipos de trabajo, pero cambiando el tema de la estructura por los roles y las responsabilidades.

Establecer un calendario

Es importante establecer un calendario y plazos para cada una de las acciones identificadas, a fin de asegurar que se cumplan de manera oportuna y eficiente.

Establecer un seguimiento del progreso

Como siempre, debemos llevar un seguimiento habitual y continuo del progreso, para poder hacer los cambios necesarios y aplicar las mejoras que veamos convenientes.

  1. Establecer indicadores de rendimiento clave (KPI) que permitan medir el progreso hacia los objetivos y metas. Estos KPI deben ser específicos y medibles.
  2. Hacer una recopilación de datos de manera regular para poder monitorear el progreso hacia los objetivos y metas.
  3. Realizar un análisis de los datos recopilados para determinar el progreso realizado e identificar cualquier área en la que se pueda mejorar.
  4. Tomar acción: si el progreso no es satisfactorio, debemos tomar acciones para mejorarlo, que incluirá una reestructuración de roles y responsabilidades, la implementación de nuevas estrategias, una revisión de los KPI, …

Planificación de los objetivos del Departamento de Personas

Los objetivos del año son una parte esencial de la planificación y el seguimiento del desempeño en el Departamento de Personas de cualquier empresa. De la planificación del año, se trata de la parte quizás más específica, pero de las más importantes. ¿Por qué? Porque al establecerlos, es más fácil evaluar el progreso y tomar decisiones para mejorar el desempeño, además de que existe una mayor organización y compromiso para implementar acciones.

Algunos ejemplos de objetivos del año, que pueden ser relevantes para el Departamento de Personas, pueden ser:

  1. Mejorar la fidelización de empleados/as: Un objetivo de este tipo puede incluir la implementación de nuevas políticas de beneficios para empleados, la mejora de las condiciones de trabajo o la realización de encuestas de experiencia del empleado como con Bibagu.
  2. Incrementar la eficiencia del proceso de contratación: Este objetivo puede incluir la implementación de nuevas herramientas o procesos para agilizar el proceso de contratación, como entrevistas en línea o la automatización de algunas tareas.
  3. Mejorar la comunicación con y entre las personas de la organización: Un objetivo de este tipo podría incluir la implementación de un sistema de comunicación más eficiente, como una plataforma de mensajería instantánea para empleados, la realización de reuniones más frecuentes o mejorar la escucha de las personas con una plataforma como Bibagu.
  4. Incrementar la diversidad en el lugar de trabajo: Este objetivo puede incluir la revisión de las políticas de contratación y la implementación de programas de inclusión para fomentar la diversidad en la empresa.

En definitiva, los objetivos del año son una herramienta esencial para el departamento de personas de cualquier empresa. Ayudan a establecer metas claras y a medir el progreso hacia ellas, lo que a su vez permite tomar decisiones informadas para mejorar el desempeño y el bienestar de los empleados.