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Comunicación interna ¿Qué tal se gestiona en tu empresa?

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La comunicación interna es uno de los aspectos más importantes dentro de las empresas. Estamos viendo debido a la situación actual, las organizaciones están teniendo muchas dificultades para comunicarse correctamente con sus empleados/as. Hoy os presentaremos varias herramientas de las que podéis hacer uso para mejorar dichos problemas en vuestra organización.  

 ¿A qué nos referimos cuando hablamos de la comunicación interna? 

La comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador/a. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y fidelizar a los/as mejores en un entorno VUCA. No olvidemos que las empresas son lo que son sus equipos humanos; por ello, motivar significa mejorar resultados. 

¿Qué cambios han surgido? 

Es un error pensar que la comunicación interna es “un lujo” y algo exclusivo de las grandes empresas. Más aún en la etapa que estamos atravesando, la cual viene marcada por dudas e incertidumbre a todos los niveles. De ahí que se haya convertido en uno de los grandes retos profesionales. Todavía son pocas las entidades que desarrollan una política de comunicación interna adecuada que contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratégicos de la compañía.

Sin embargo, debido a la situación actual en la que el teletrabajo se ha instalado definitivamente en nuestro día a día. Los canales de comunicación han cambiado, ya que a día de hoy cada vez son mas las empresas que aplican el trabajo híbrido. De hecho, son muchos/as los/as empleados/as que están sufriendo de estrés, desmotivación, falta de interés, etc. Al fin y al cabo, cuando no estamos presencialmente con ningún compañero/a, acabamos desenganchándonos; dejamos de sentirnos tan parte de decisiones y acciones que se toman. Nuestro sentimiento de grupo puede disminuir y todo ello influye directamente en nuestro rendimiento. 

Muchas empresas ignoran que, para ser competitivas y enfrentarse con éxito al cambio al que nos empuja inexorablemente el mercado, han de…

  • Saber motivar a su equipo humano
  • Fidelizar a los/as mejores
  • Inculcar una verdadera cultura corporativa para que se sientan identificados/as con la organización.

Es precisamente aquí donde la comunicación interna se convierte en una herramienta estratégica clave para dar respuesta a esas necesidades. Asimismo sirve para potenciar el sentimiento de pertenencia de los/as colaboradores/as a la compañía para conseguir fidelizar el talento. 

Pero, ¿Qué beneficios tiene trabajar la comunicación interna? 

La verdad es que podemos sacar muchísimo partido “simplemente” mejorando la comunicación entre las personas dentro de nuestra organización. De hecho, la comunicación marca una diferencia abismal. A continuación os presentamos varios de los beneficios que puede traer el prestar la debida atención a la comunicación interna de los/as compañeros/as: 

  • Mejora el clima laboral 

Si ya has trabajado en una empresa, puede que conozcas lo difícil que es trabajar en un ambiente laboral donde apenas puedes comunicarte, ¿verdad? Y es precisamente la comunicación interna la herramienta cultural para fomentar la colaboración, la cohesión y las relaciones interpersonales.

La buena comunicación reduce las distancias entre los departamentos, lo cual ayuda a que las personas puedan vincularse y trabajar en armonía. Además ayuda a que los procesos funcionen correctamente y con mucha más fluidez. Cuando los/as empleados/as tienen una mejor comunicación y relación entre ellos/as, los equipos se fortalecen y trabajan de forma más eficaz. Incluso ahora desde casa, es imprescindible que las personas tengan canales de comunicación adecuados para mantener una correcta comunicación, cohesión y confianza entre ellos/as, y tengan una base sólida de motivación.  

  • Aumenta la productividad de los/as trabajadores/as 

Cuando un empleado/a se siente conectado con los objetivos de la empresa, se esfuerza más para rendir para su organización. Cada uno/a comienza a entender mejor su papel dentro de la compañía, su importancia y el impacto que su trabajo produce. Al tener una comunicación más transparente, los/as profesionales son conscientes de lo necesario que es que sigan siendo productivos. Esto les motiva hasta tal punto, que aumentan su productividad.

Al mismo tiempo, al ser escuchado y tomado en cuenta, se consigue un sentimiento de pertenencia a la empresa. Esta sensación hace que las personas se sientan identificados con la organización y hable bien de ella, pudiendo conseguir atraer nuevos candidatos/as. 

  • Reduce la tasa de rotación con la comunicación interna

Cuando el ambiente laboral se mejora, los/as empleados/as están más satisfechos en la empresa y en consecuencia, son más productivos. Pero los beneficios no se acaban aquí. Cuando los/as colaboradores/as se sienten parte de la empresa y entienden que su rol es importante, suelen permanecer más tiempo en la empresa.

Empleados/as más estimulados/as, más reconocidos/as y más integrados/as en un ambiente laboral agradable, son más felices y prácticamente no tienen razones para salir de la empresa. Todo esto genera que la tasa de rotación se reduzca, además de todos los gastos que esta supone. 

  • Facilita la adaptación de nuevos/as empleados/as 

No es lo mismo llegar tu primer día al trabajo y que te tengas que poner directamente a trabajar, a que te introduzcan la historia de la empresa, a tus nuevos/as compañeros/as de trabajo, las funciones que deberás cumplir,… Todo esto fomenta el clima organizacional amigable y dinámico, consiguiendo que los/as nuevos/as se integren más fácilmente. Es importante que no haya barreras. Así, las incorporaciones se sentirán más cómodas para exponer dudas, proponer sugerencias y acercarse a las demás personas. Cuando un/a nuevo/a empleado/a se integra rápidamente, comienza a traer resultados mucho antes.  

  • Reduce los efectos de una crisis 

Estamos viviendo una crisis muy complicada tanto a nivel sanitario como económico. Ahora más que nunca, es necesaria la comunicación transparente y honesta. Cuando una empresa pasa por una situación difícil y elige revelar al público interno su situación real y las estrategias proyectadas para la mejora, logra reforzar la unión entre los/as colaboradores/as. Pero es necesario resaltar que eso solo será posible si todos los beneficios anteriores se han trabajado debidamente. No puedes esperar que un empleado/a se comprometa o esté conectado con los objetivos de la empresa durante una crisis, si no ha tenido un ambiente laboral agradable o se ha sentido menospreciado. Un ejemplo de acción de comunicación interna que favorece la reducción de una crisis es la apertura a la participación de los/as colaboradores/as en las decisiones estratégicas de la compañía. 

  • La información genera tranquilidad 

Si existe algo que hay que evitar en cualquier ambiente corporativo son los rumores y malentendidos. Este tipo de acciones son consecuencia de información oculta, incoherente y mal distribuida por los/as líderes y sus liderados/as. Imaginad, por ejemplo, que el/la director/a de una empresa cuenta a un/a empleado/a cercano/a que se está negociando la mudanza de la oficina a otra ciudad, pero sin revelar el destino; si este/a empleado/a se lo cuenta a otra persona, esa información incompleta se esparcirá de a poco por la organización, abriendo camino a especulaciones y preocupaciones innecesarias sobre la nueva sede de la empresa. 

Cuando la idea es hacer que la comunicación interna sea honesta, el mensaje debe ser transmitido de manera clara y directa a los/as colaboradores/as, ¿verdad o no? Es por esto que decimos que la información genera tranquilidad. Cuando se tiene una comunicación clara y honesta, se respira un clima de tranquilidad porque los/as empleados/as/as saben que serán informados/as de cualquier cambio, sea positivo o negativo, y que podrán preguntar, opinar y exponer sus argumentos. Por lo tanto, no viven con miedo. 

Estos son los errores más habituales y que más problema generan en cuanto a la comunicación interna 

  • Falta de claridad en la comunicación interna

Tal y como acabamos de comentar, la información incompleta y difusa da lugar a malentendidos, información falsa añadida, etc. ¿Os acordáis del juego de niños/as (y no tan niños/as) del teléfono roto o escacharrado? Con la comunicación interna de las empresas, es exactamente igual. La transmisión de información debe ser simple y directa; es mejor no dar opción a malentendidos u olvidos. 

  • Herramientas inadecuadas 

A veces no escogemos el momento más oportuno para informar, sea cual sea la razón, y lo mismo ocurre con el canal o el medio que utilicemos para ello. Paraos un momento a analizar si los canales y las herramientas de comunicación son las mejores para vuestro equipo en concreto, o si por el contrario, se trata de un medio que vuestros/as empleados/as simplemente pasan por alto (por ejemplo). Si se trata de una herramienta que apenas o que pocos/as utilizan, la comunicación será deficiente. 

  • Comentar algo y no volver a actualizar el tema 

La comunicación es un proceso continuo y la información que demos no debe quedarse ahí “y ya está”; debemos cerciorarnos de que queda totalmente claro, repitiéndolo las veces que haga falta para asegurarnos de que todas las personas han entendido lo que queremos transmitir. Una buena opción para ello es, por ejemplo, compartir la información que queremos transmitir en formatos y momentos diferentes, y por medios, canales o herramientas diferentes. 

Ahora que todos/as entendemos la importancia de la comunicación interna en una empresa y los beneficios que trae, ¿queréis conocer qué tipo de herramientas os apoyan a tener una comunicación transparente y honesta? 

5 herramientas digitales que os pueden ayudar a mejorar la comunicación interna:  

Slack 

Usar Whatsapp para hablar de asuntos laborales, por el hecho de estar mezclando dos mundos que en realidad no deberían mezclarse -el “personal” y el “laboral”-, no suele ser lo más recomendable. Sin embargo, el email no siempre es el mejor canal, ya que no fomenta el diálogo, sino que puede ser una herramienta informativa. Es por esto, que sin ser mucho más compleja que Whatsapp, Slack propone un formato mucho más adecuado a las empresas y una buena solución para “separar los dos mundos”.  

Slack se encarga de gestionar la comunicación más cercana, informal e instantánea que puede existir dentro de una empresa. El formato es sencillo: un espacio conjunto en el que todos los miembros de la organización están conectados y pueden interactuar libremente entre sí. Cualquiera puede iniciar una nueva conversación de forma privada con otro integrante, interactuar por los distintos canales (algo así como los “grupos” de Whatsapp), compartir contenido multimedia, usar emojis entre otras cualidades que hacen de esta herramienta una verdadera “red social” laboral. 

Trello 

Delegar las tareas de manera clara y transparente es una acción muy distintiva de una empresa que podríamos definir como “organizada”. Sin embargo, esta no es siempre una tarea fácil, es por esto que Trello es una app especialmente diseñada para la gestión de tareas en equipos de trabajo. Esta herramienta te facilita un conjunto de funcionalidades que, además de ayudarte en la organización y delegación de tus tareas, te ayudará a ser más productivo/a tanto a ti como a tu equipo. 

Todo se vuelve mucho más sencillo si cada equipo tiene un “tablero” en Trello, cada uno con sus propias “tarjetas” (las tareas) asignadas a los distintos miembros del equipo. Estas tareas o tarjetas son dinámicas y pueden desplazarse entre columnas según su estado o el criterio que definas (por ejemplo, una tarea que pasa de estar “en progreso” a “finalizada”, si esta llegó a su fin). Definir fechas límite, hacer comentarios mencionando a otros participantes y hasta compartir adjuntos son otras acciones realizables en esta app.  

Workplace 

Y ya que hablamos de “red social” en el trabajo, imposible no mencionar que Facebook hace rato que tiene presencia en este ámbito ¿Sabías que la red social más famosa también tiene su versión para empresas? Su nombre es Workplace, y es aquel espacio capaz de recrear el universo de Facebook y llevarlo a las oficinas de tu empresa ¿Sus particularidades? Nada que no te resulte familiar (acciones como “darle me gusta”, comentar, crear grupos y publicar fotos o estados se mantienen intactas), con una única diferencia: tus únicos “amigos” serán las personas que forman parte de tu empresa. 

Workplace te conecta con tu equipo de una forma distinta, mucho más genuina y humana que en cualquier otra app que podamos mencionar. Nos enseña que Facebook y el trabajo no necesariamente forman parte de universos paralelos. Al contrario, si estos dos se cruzan, los resultados pueden ser extraordinarios. 

Teams 

Microsoft Teams es un espacio de trabajo basado en chat de Office 365 diseñado para mejorar la comunicación y colaboración de los equipos de trabajo de las empresas, reforzando las funciones colaborativas de la plataforma en la nube, Office 365.  

La herramienta reúne en un espacio común,  las aplicaciones de colaboración necesarias para trabajar en equipo y con las que podrás trabajar con: chats, videoconferencias, notas, acceso a contenido, Office Online, planner y otras características que repasamos en este artículo. 

HelloTeam 

HelloTeam es una herramienta más de colaboración basada en equipos de trabajo, similar a una red social corporativa que permite a los usuarios o colaboradores/as expresarse y comentar sobre distintos temas. 

Sin embargo, tiene una función que la diferencia del resto de sus iguales, y es que Tiene un sistema de puntuaciones que incentiva tener iniciativas. No obstante, este sistema tiene sus contras y hay que tener algo de cuidado, ya que puede llegar a frustrar a algunos/as trabajadores/as si el sistema de puntos no cambia y se mantiene siempre igual. 

Esperamos haberos convencido de que la comunicación interna es vital para seguir trabajando de manera afectiva y mantener un buen clima laboral de forma remota. De ser así, no dudéis en empezar a usar una de estas cuatro herramientas e ir adaptándola lo máximo posible a vuestra situación y necesidades.