En nuestro blog hemos tratado en varias ocasiones sobre el teletrabajo y es por ello que esta ocasión hablaremos de un tema relacionado: La comunicación asíncrona. Uno de los retos que nos encontramos cuando se aplica el teleworking es la dificultad de mantener una buena comunicación en el equipo. A menudo esta situación ocurre, ya que no se tienen las aptitudes suficientes para aplicar el trabajo en remoto de la forma adecuada.
Cuando hablamos de comunicación sincrónica y asincrónica nos estamos refiriendo a dos formas de intercambio de la información en función de la simultaneidad con la que se envía y ofrece el mensaje.
¿Qué es la comunicación síncrona?
En este sentido, la comunicación sincrónica es aquella “en la que los usuarios, a través de una red telemática, coinciden en el tiempo y se comunican entre sí mediante texto, audio y/o vídeo” (Jesús Valverde Berrocoso, Herramientas de comunicación sincrónica y asincrónica).
Ejemplos de la comunicación síncrona
Una vídeo conferencia, los interlocutores implicados conversan al mismo tiempo, siendo necesario que, tanto emisor, como receptor se encuentren conectados al mismo tiempo.
Y, ¿Qué es la comunicación asíncrona?
La comunicación asíncrona es aquella comunicación que se establece entre personas de manera diferida en el tiempo. Es decir, cuando no existe coincidencia temporal. Actualmente este tipo de comunicación se desarrolla a través de ordenadores o computadores. De este modo, la simultaneidad de la conversación es la distinción clave entre la comunicación sincrónica y asincrónica.
¿Qué otras distinciones podemos hacer entre la comunicación asíncrona y síncrona?
Características de la comunicación síncrona:
- Interrupciones en tu espacio de trabajo
- Te demandan una respuesta inmediata
- Al estar siempre conectado acabamos teniendo un horario desorganizado
- Falta de desconexión: Al necesitar dar siempre una respuesta inmediata no conseguimos desconectar de nuestro trabajo.
Herramientas de comunicación sincrónicas:
- Videollamadas
- Llamadas
- Conversaciones en persona
- Mensajes directos o grupales
Características de la comunicación asincrónica:
- Concentración en el espacio de trabajo
- Respuesta sin presión: Tienes la tranquilidad que puedes responder al siguiente día
- Horario estructurado
- Tiempo de reflexión: Te da más tiempo para pensar sobre la respuesta y te hace tomar mejores decisiones.
- Respeto a zonas horarias: No importa en qué país te encuentres, ya que vas a poder tomar parte de la conversación en tu horario laboral.
Herramientas de comunicación asincrónicas:
- Herramientas de comunicación (Bibagu)
- Herramientas de gestión de proyectos
Diferencias entre la comunicación asíncrona y síncrona
La comunicación asincrónica es un tipo de transmisión de información a través de internet que permite el flujo de datos entre dos personas sin que sea necesario que se encuentren conectadas de forma simultánea, a diferencia de la comunicación sincrónica, donde sí es fundamental que el diálogo se dé en tiempo real. Por ello, en un escenario donde el capital humano está disperso, la comunicación asincrónica posibilita que los profesionales dispongan de la libertad de atender los mensajes según su propio cronograma.
Aunque se piense que la comunicación simultánea es más efectiva, ya que permite resolver dudas y problemas inmediatamente. La verdad es que la comunicación asíncrona aumenta la productividad y el rendimiento de los equipos, ya que reduce las interrupciones en el trabajo.
De hecho, más del 71% de los/las empleados/as reconoce que sufre interrupciones frecuentes durante su jornada laboral, lo que les impide avanzar al ritmo deseado y frena su capacidad de concentración en las tareas prioritarias (Mark Murphy, How Do Your Time Management Skills Stack Up?). “Cuando tratas de hacer un trabajo de pensamiento profundo, bien sea escribir un informe, completar revisiones de rendimiento o plantear proyecciones de ventas, es casi imposible mantener una línea de pensamiento convincente cuando te bombardean con interrupciones”(Forbes, Interruptions At Work Are Killing Your Productivity).
¿Qué ventajas tiene la comunicación asíncrona?
- Horario de trabajo fijo pero flexible: Este tipo de comunicación te permite establecer tu propio horario laboral para trabajar en las horas que más rindes y mejor se adapta a tu situación. Además, de esta manera facilita la desconexión en vacaciones o fin de semanas.
- Equilibrio entre vida personal y trabajo: No hace falta estar siempre conectado al trabajo, todo lo contrario, cuando tienes tiempo libre para desconectar puedes descansar y rindes mejor en tus momentos de trabajo.
- Concentración: Las personas se distraen constantemente, es por esto que la comunicación asincrónica te ayuda a bloquear todas tus otras tareas y poder concentrarte en una tarea específica que sea más urgente.
- Alta calidad de comunicación: Aunque sea más lenta, es más clara y concisa. Te da la oportunidad de pensar dos veces y reducir los errores.
- Planificación: Una mejor planificación lleva a un menor nivel de estrés.
- Documentación: Base de información más nutritiva y más útil para el futuro.
- Zonas horarias: Al poder responder en tu horario laboral, la empresa tiene la posibilidad de contratar a trabajadores de distintos países.
“La comunicación asincrónica significa que los empleados ya no necesitan atención especial para responder a solicitudes sin importancia o tediosas, alivia la presión de reaccionar de inmediato para artículos no urgentes, elimina distracciones y permite un mejor enfoque y menos estrés”.
¿Cuáles son los inconvenientes de la comunicación asíncrona?
- Nivel de exigencia aumenta: Si realmente se quiere hacer una comunicación efectiva, la comunicación asíncrona establece exigencias como la constancia y la seriedad en el proceso. También obliga a una alta dosis de responsabilidad por parte del emisor como del receptor.
- Posibles malos entendidos: Dificulta captar la intencionalidad de la persona con la que se está interactuando, porque no se percibe la gestualidad ni la expresión facial. Sin embargo, esta desventaja obliga a afinar más la capacidad de interpretación de los giros gramaticales. Incluso, cuando se trata de compartir audios, se debe poner atención a las inflexiones de voz.
- Uso de tecnología: Exige competencias y destrezas en el manejo de equipos electrónicos. A quienes nacieron bajo el uso de la tecnología les cuesta menos que a quienes deben aprenderla ya de adultos.
¿Cómo implementar la comunicación asíncrona?
- Ofrecer información suficiente al destinatario: Al no ser simultánea este tipo de comunicación no permite que el receptor plantee dudas en tiempo real, por lo que es importante que el emisor incluya todos los datos relevantes en su mensaje, tratando de dar respuesta a posibles cuestiones. De no ser así, realizaríamos un intercambio de mensajes con preguntas de seguimiento que ralentizarían la comunicación.
- Establecer fechas límite: Si bien la comunicación asincrónica permite a cada persona organizar su agenda de trabajo, es esencial incluir plazos para dejar claro a los compañeros cuán de urgente es la tarea para de esta manera, evitar una continua procrastinación,
- Aportar recursos útiles: Es importante adjuntar al mensaje que envías la información y documentos necesarios para el receptor con el objetivo de facilitar el flujo de información.
- Establecer notificaciones de control: Otra forma de optimizar la comunicación asincrónica es informando al resto de trabajadores nuestro estatus, es decir, si estamos o no en línea, si estamos de vacaciones o si, sencillamente, no queremos que nos interrumpan porque estamos concentrados en un proyecto.
Como conclusión, podemos sacar que el equilibrio y la concentración son activos que las empresas deben valorar para su éxito, es por esto que se debe tener muy en cuenta la comunicación asíncrona y empezar a aplicarla con el objetivo de aumentar el bienestar de las personas, pero también su eficiencia. En estas semanas de cuarentena, es una solución muy viable para mejorar la comunicación entre los equipos de trabajo.
