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Cómo gestionar y disminuir la sobrecarga de trabajo de tu equipo

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Empecemos con dos ecuaciones simples, y que seguramente todos/as nos sabemos sobre nuestro equipo:  

Por un lado, la existencia de una sobrecarga de trabajo, es igual a:  

  • Presión. 
  • Sentimientos negativos. 
  • Malestar. 
  • Menos motivación, más frustración y menos productividad (y pocos y peores resultados para la empresa, obviamente). 
  • Y un largo etcétera de consecuencias negativas para los/as empleados/as y para la empresa. 
  • En pocas palabras: no conseguimos llegar a los objetivos fijados, y el personal se nos viene abajo. 

Y al contrario: gozar de una óptima gestión de la carga de trabajo, traerá: 

  • Resultados. 
  • Sentimientos positivos en el trabajo. 
  • Bienestar. 
  • Satisfacción, motivación, buen desempeño y mayor rendimiento. 

Y por lo tanto, mayor probabilidad de alcanzar el éxito, y más fácilmente, además. 

¿Verdad o no? 

Dicho esto, y sabiendo cuál es el planteamiento del problema que nos ha llevado a esas ecuaciones (la sobrecarga de trabajo en la empresa), vayamos ahora a la solución: 

¿Cómo disminuir y/o evitar la sobrecarga en el equipo? ¿Cómo gestionarlo correctamente?

1. Enseña a tus empleados/as a gestionar mejor su tiempo

Por un lado, gestionar el cronograma del proyecto o tarea es una buena idea. Es decir: establece políticas, procedimientos y documentación necesaria a recopilar para la planificación, ejecución y control de la programación del proyecto.    

Por otro lado, tener las actividades a realizar bien definidas siempre es un punto a favor. Para ello deberás identificar y documentar las acciones concretas que serán necesarias a realizar, para producir los entregables del proyecto.  

Y por último, te recomendamos que, con el punto anterior, desarrolles una lista de actividades, y otra más de hitos. 

2. Delimita las responsabilidades de tus empleados/as a cada puesto

Una vez realizada la definición de las actividades del proyecto, continúa definiendo y marcando responsabilidades y objetivos de cada empleado/a. ¿Un consejo? Que realices esta acción siempre desde el principio de cada tarea o proyecto, para dejarlo claro desde su inicio. 

Establece claramente los límites, que tendrás que establecer según cada puesto de trabajo. Eso sí: que sean unos límites realistas, ya que deberán ser respetados siempre y bajo ninguna excepción. 

Todo ello, por supuesto, deberás comunicárselo a tus trabajadores/as. O también puedes realizarlo directamente en conjunto con ellos/as. Puedes hacerlo, por ejemplo, mediante una reunión de check-in. 

3. Delimita el tiempo que se va a dedicar a cada tarea

En primer lugar, es importante que definas claramente las prioridades o tareas prioritarias de cada día. El resto de tareas que puedan esperar, se realizarán una vez se hayan terminado las más urgentes.  

En segundo lugar, es recomendable estimar la duración de cada actividad/tarea, cuadrándolas con las del equipo/departamento. Y esto, ¿para qué? Para que las tareas individuales no se alarguen y necesiten estar hechas en un tiempo específico. Es necesario que se ofrezca una visión muy clara del número de períodos de trabajo necesarios para completar las actividades individuales con los recursos estimados.    

Para terminar, siempre que te sea posible, haz lo que puedas para que las personas de tu equipo no pierdan tiempo en cosas ajenas a sus tareas. 

4. Desarrolla un plan de control del cronograma: 

Esta acción facilitará el seguimiento y control del estado de las actividades del proyecto, y por supuesto de tus trabajadores/as. Para conseguir sacar jugo a este paso, te proponemos las siguientes pautas: 

  1. Planifica cada paso. Por ejemplo, determina el estado actual del cronograma del proyecto, identifica factores que crean cambios en el cronograma con el objetivo de estabilizarlos y controlarlo, determina qué elementos del cronograma del proyecto han cambiado y cuantifica su impacto, gestiona e implementa los cambios a medida que suceden, etc. 
  2. Proporciona los medios necesarios para identificar desviaciones de forma prematura, y plantear así las acciones correctoras o preventivas necesarias.  
  3. Comparte habitualmente los avances con los miembros de tu equipo.

5. Ayuda al equipo a no invertir demasiado tiempo perfeccionando sus tareas: 

Para ello, debes dar importancia e insistir en que traten de buscar únicamente el cumplimiento de las tareas, y nada más. Es decir, que no les den demasiadas vueltas, cuando no es necesario hacerlo. Ayúdales a comprender que, a veces, un 5 a tiempo es mejor que sacar un 10 llegando tarde. 

Una vez entendida esa idea, para reforzarla, puedes: 

  1. Definir y compartir con ellos/as cuál es el resultado esperado. 
  2. Revisar tus expectativas como responsable de equipo. Compara el tiempo que tiene tu equipo y el trabajo que implican las tareas, y acepta la realidad.  
  3. Rebajar tu nivel de exigencia cuando no sea estrictamente necesaria.  
  4. Limitar el tiempo de tareas rutinarias, y haz que tus empleados/as hagan lo mismo.  
  5. Hacer que no pierdan tiempo buscando soluciones, si pueden directamente pedir colaboración o ayuda.  

En resumen: ayúdales a enfocarse en sus objetivos, y en limitarse únicamente a cumplirlos. 

6. Agiliza las tareas, y todavía más importante: que los miembros de tu equipo lo hagan también:   

De nuevo, insiste en que limiten el tiempo que dedican a cada tarea. El hecho de que comprendan esta idea (algo que resulta aparentemente lógico y simple, pero que a veces cuesta poner en práctica), hará que se ahorre mucho tiempo. 

Puedes, por otro lado, ofrecer a tu equipo varios consejos para hacerlo y ayudarles en ello. Algunos de esos consejos podrían ser, por ejemplo:  

  1. Planificación de tareas.  
  2. Analizar en qué se va el tiempo.  
  3. Proponer herramientas de gestión del tiempo.  

Incluso puedes empezar a controlar el tiempo que tus empleados/as dedican a sus tareas. Pero deja claro que será simplemente para saber si es correcto el tiempo dedicado a cada tarea o si es demasiado, y proponerles que prioricen una gestión más adecuada. Intenta que no parezca que les controlas. Puedes, por ejemplo: 

  1. Establecer restricciones de ciertos accesos. 
  2. Disponer de una red VPN obligatoria. 
  3. Etc.

Como podemos comprobar, hay acciones que, por sí solas, parecen simples y muy lógicas. Se dan por hecho, y por lo tanto no se les presta demasiada atención. Sin embargo, son acciones que, si se realizan a conciencia y correctamente, pueden marcar la diferencia. En este caso, estas acciones tan aparentemente simples, si son trabajadas, podrían resultar en un equipo de trabajo mucho más fluido, satisfecho, motivado y eficiente.